履歴書の書き方と提出はこれで完璧！見本付き完全マニュアル

履歴書は、アルバイトに応募するときや就職活動をするときには欠かせない書類です。

履歴書にもよりますが、多くの項目があり、見慣れない言葉に頭を悩ませるかもしれません。

ここでは、記入内容をわかりやすく例をあげて紹介します。

これから作成する履歴書に不備がないよう、ポイントを確認しながら進めてください。

氏名・住所の書き方

氏名は戸籍に登録してある正しい文字の通りに記入します。姓と名の間にはスペースをあけて書き、しっかり区別するとわかりやすいです。

また、氏名に限ったことではありませんが、誤って読まれてしまわないためにも、はっきりとわかりやすい字で書きましょう。

住所は都道府県名から記入し、郵便番号も忘れずに記入します。住民票に記載のある正式な住所を書いてください。

普段は何丁目何番地を略しがちですが、きちんと正しい書き方をします。

アパート・マンション名まで略さないことです。

学歴・職歴の書き方

履歴書に学歴と職歴をあわせて書く欄があります。

ここでは学歴と職歴を続けず、それぞれ項目立てて書きましょう。

まず「学歴」と1行目の真ん中に書き、次の行から学歴を記入します。

小学校から全て載せる必要はなく、最終学歴のひとつ前からが一般的です。

例えば大学在学中及び大学卒業が最終学歴の場合は高校卒業から、高校在学中及び高校卒業が最終学歴であれば中学卒業から書き始めます。

学校名は正式名称で、学部学科や専攻まで略さず全て書きましょう。

学歴を書き終えたら1行あけて、真ん中に「職歴」と書きその次の行から職歴を記します。

職歴にはアルバイトの経験も記入し、登録制の仕事の場合は登録先の会社名を書きましょう。実際行った仕事内容も載せておきます。

免許・資格の書き方

免許・資格の欄にはまず免許を書いてから資格を続けて書きます。

取得年順に書きますが、年度の書き方は、学歴・職歴の欄と同じにして履歴書全体でそろえましょう。

免許や資格の名称は通称ではなく、正式名称を書くことが大切です。

もし現在勉強中の免許や資格があればそちらもあわせて書き、免許・資格名の隣に勉強中と入れます。

あらゆるジャンルの免許や資格を持っていても全て書く必要はなく、業務に必要なものだけに絞りましょう。

採用担当者の中には、全く無関係の免許や資格をいくつも書くと疑問を持つ場合があるためです。

志望動機の書き方

自分の経験に基づいた具体的な志望動機を考えると、自己PRをしながら志望動機を伝えられます。

自分の意見だけでなく、応募先企業が求める人物像を十分把握してまとめると応募の意志が伝わりやすいです。

職歴があれば過去の勤務経験をどのように生かし、企業に貢献できるかを書きましょう。

競合他社がある中、なぜこの会社を選び応募したかまで志望動機に含めれば、採用担当者に意欲を感じ取ってもらえます。

現在の状況だけでなく将来のキャリアも考えており、応募先の会社で業務を重ねれば達成が望めると伝えることもポイントです。

趣味・特技の書き方

趣味・特技の記入欄がなければわざわざ書き足す必要はありません。

欄がある場合は、特になしで済まさず記入しましょう。

趣味と特技を別々にしてもあわせてもどちらでもかまいません。

応募先企業の業務に関係のある趣味・特技を書くとアピールになります。

どうしても関連性のある趣味・特技が見つからない場合でも、何かしら書いておいてください。

この欄に書いたことだけで採用不採用が決まるわけではありませんが、面接官が応募者の緊張をほぐす目的で趣味・特技の話題をふられることがあるからです。

特徴的な趣味・特技が書いてあると面接者の印象に残りやすく、検討されやすい可能性があります。

本人希望欄の書き方

本人希望欄は、履歴書によってカッコ書きで、給料・職種・勤務地・勤務時間などを例にあげているものもあります。

その内容を書けば良いと思いがちですが、採用を考えれば細かく記すことは避けましょう。

本人希望欄には基本的に、貴社の規定に従いますと書くのがマナーです。

なぜなら、本人希望欄は条件が叶わなければ働けないことを書く欄だからです。

あまりに詳細な内容を書いてしまうと、自分の都合ばかり優先する応募者ととらえられやすく、採用を逃す可能性があります。

どうしても必要な条件以外は面接で交渉する方法があり、面接前は心配だった内容も面接官と話すうちに大丈夫と思える場合があります。

その点からも、本人希望欄に細かい条件は書かないことをおすすめします。

写真の貼り方

履歴書に写真の貼付は必須で、貼りつけた写真がはがれ落ちないようのりか両面テープでしっかりと接着させます。

もし写真がはがれても自分の写真とわかってもらえるよう、写真の裏面には氏名・生年月日・撮影日などを書いておきましょう。

水性ペンや鉛筆では消えるため、油性ペンではっきりと書きます。

履歴書に貼る写真はサイズの指定があり、それに沿った大きさを用意してください。

正面向きの胸から上の写真で、枠のサイズより大きければ収まるようカットします。

写真は3か月以内に撮影した新しいものを使い、例え以前撮った写真が残っていても破棄して取り直しましょう。

基本的な履歴書の書き方をマスターしたあとは、迷いやすいポイントも押さえておきましょう。

履歴書で使われる語句の意味を正しく理解すると、自分の情報を間違って伝えることが避けられます。

年度表記や離職中のブランクをどう書くかなど、知っておくと採用担当者が読みやすくなる履歴書の書き方を紹介します。

学歴・職歴欄の年度で迷ったら

学歴・職歴欄には年度の記入欄がありますが、何年か迷った場合は早見表を活用すると便利です。

卒業証書などをわざわざ確認しなくても、インターネット上で簡単にチェックできるサイトもあります。

年度を書くとき、年号と西暦はどちらでも問題なく、どちらにすると有利ということもありません。

記入のマナーとして、年号か西暦のどちらかにそろえましょう。

ばらつきがあると履歴書を見る人が把握しづらく、あまり良い印象は持たれません。

学校名や学部学科、専攻を忘れることはあまりありませんが、卒業年度は忘れがちです。

また、誕生月が1～3月の早生まれの人・浪人して大学に入学した人・留年した人は、一般的な早見表の年号をそのまま記入すると事実と異なるケースがあります。

数字を確認してから記入しましょう。

• 年度早見表

• 自動計算サイト

doda「【履歴書】入学・卒業年の自動計算表と年号早見表（和暦・西暦変換対応）」https://doda.jp/guide/rireki/hayami.html

このサイトでは自分の生年月日と表示年号、どの卒業年から表示するかを入力すると自動で表示してくれます。

高校卒業以降は、経歴を追加するボタンのクリックで増やすことが可能です。

続けて職歴の入力にも対応があり、入社年を入力後何年働いたかを選択すれば自動で退職年を出してくれます。

離職中のブランク期間はどう書く？

職歴を記入するとき、病気など何らかの都合で離職中に空白期間ができる場合があります。

離職中のブランク期間はごまかさずにありのままを書き、なぜ間が空いたかの理由を入れてください。

理由を添えると良い空白期間は半年以上が目安で、端的な説明を入れます。

長い説明があるとマイナスの印象を与えやすいため、端的な書き方が望ましいです。

その分、自己PRで前向きな姿勢を見せましょう。

最終の職歴が退職後であれば「以上」とだけ書き、在職中の場合は「現在に至る」とその1行下に「以上」をあわせて書きます。

この書き分けを誤ると、採用担当者に間違った情報が伝わり評価に関わる可能性があります。

なぜなら現状を偽って応募したと思われ、信用に欠ける評価を受けるかもしれないためです。

もし離職中のブランク期間が長い場合はその間に何をしたか書き、面接で聞かれても話せるようまとめておきます。

大きく分けて次の理由のどれにあてはまるか考えましょう。

・次の業務につなげるための通学やアルバイト

英語学習のためアメリカへ留学していた場合、「英語学習のためニューヨークに1年間留学」などと書きます。

・家族の介護や自分の病気の治療

職歴の最後に病気療養について書き、その下に「現在は回復し、業務に支障はありません」のように書きます。

・転職活動が長引いた、特別な理由がない

特に職歴へ書き加える説明はありません。その分、自己PRでは自分の持つ経験や資格が応募先にどう活用できるかを示します。

志望動機・自己PR欄を書く時のポイント

採用担当者が志望動機や自己PR欄を見て、この会社に応募者はなぜ魅力を感じたかを探っています。

そのため、魅力に感じるポイントをいくつもあげるだけでは印象に残りにくいです。

どこに魅力を感じ、そう感じる理由をセットで書くと、応募先企業で働くモチベーションのアピールになります。

しかし理由があまりに短くては企業側に伝わりにくいため、魅力を感じたポイントと理由の割合は、2:8または3:7になるよう書きましょう。

例えば会社説明会で知った企業の魅力を書くとき、こそあど言葉で済まさず具体的な内容をあげます。

志望動機や自己PR欄を見て応募者の情報収集をするため、内容の薄い文章では目に止まらない可能性が高いです。

志望動機は、応募はここだけという雰囲気を出す必要はありません。

自分の経験や価値観に合う企業がひとつとは限らないことは、企業側もわかっています。

他の企業にもつながりそうな志望動機であっても、自分の経歴や体験に基づく内容であればが企業側が責めることはありません。

例文から紐解く伝わる志望動機とは？

志望動機は300字を目安に、伝えたいことをシンプルにまとめます。

・入社したら何をしたいか

・その会社を選んだ理由

・入社後貢献できること

それぞれ100字程度にすると書きやすいです。特に、書き始めとしめくくりは印象に残る書き方をしてください。

書く内容に困ったときは、応募先企業について研究し直し、共感できるところや自分が役に立てるところを見つけましょう。

・例文

経理部門のエキスパートを目指したいと考えています。前職は販売業として店舗全体の売上管理と本部への売上報告を担当するうち、経理に興味がわき簿記3級を取得しました。未経験者を採用し、社内に新しい風を取り入れたい貴社の精神と共感しました。また貴社は創業90年と伝統がありつつ、常に新しさのために新たな商材やサービスの導入を続けているところにもひかれました。これまで磨いたパソコンスキルと取得した簿記資格の知識を生かし、短期間で貴社の戦力になれるよう頑張りたく志望しました。

これで完璧！自己PRの書き方見本

自己PRでは自分の強みを応募先企業で生かせることをアピールします。

・何をしてきたか
・何ができるか
・今後どう貢献していきたいか

この3つを入れた文章を心掛けます。以下の見本を参考に、自分が応募先企業に何をPRしたいか考えましょう。

・未経験者向け例文

前職では販売職として、人と接し役に立つ喜びを知りました。新規のお客様の半数にのぼる方が既存客からの紹介で、自信となっています。売場にて貴社製品の取扱いがあり、常日頃の丁寧なサポートに感動しました。販売職で得た経験と強みを生かし、御社の丁寧なサポートをお客様へ提供するサポートセンターに携わり、お役に立ちたいと考えています。

・経験者向け例文

WEBクリエイターとしてスキルアップのため、カラーコーディネーター資格を取得しました。不規則な就業時間の中、いかに時間を効率よく活用するか考えるうちに、業務の効率化も図れました。社内では段取りの速さと正確性を評価されており、効率化の姿勢が身についた結果と思っています。これまでの経験を生かし御社の企画へ携わる中で、さらにキャリアアップしたWEBディレクターを目指したいと考えております。

履歴書に目を通す採用担当者も人間であり、マナーを守った履歴書に目を通したいものです。
きちんとしたマナーの履歴書は読みやすく、たくさんの応募がある中でも見る気持ちにさせられます。
印象の良い履歴書を提出すれば、応募先の方から興味を持ってもらいやすくなります。

履歴書は自分の分身と思って丁寧に書き、会社側がチェックするポイントを押さえて内容を作成しましょう。

印象がよい履歴書とは？扱いは丁寧に

採用担当者はどのフォーマットの履歴書でも構わないものの、丁寧に書かれ扱われたかを見ています。

応募先が大手企業や伝統ある企業ほど、細かい部分までチェックして人物を見定めます。

採用担当者にとったアンケート結果（参照：https://mid-tenshoku.com/resume-taisaku/jinji-chumoku-point/）によると、先に履歴書を提出し書類選考がある場合、全くの対象外を外すためが4割を占め、履歴書でふるい落とすわけではないと言えます。

しかし、3割近くの企業はかなり絞り込むとの回答もあり、丁寧にきちんと情報を書き込んだ履歴書の提出が必要です。

履歴書に貼る写真はカラー証明写真を求める声が7割あり、プリンターで印刷したものでもかまわないとの意見は3割と、大きな差があります。

このことから、貼付する写真は写真屋さんで撮影するか証明写真機で撮った写真を使いましょう。

履歴書は見た目の印象も大切です。個人情報と学歴・職歴、志望動機などの情報がわかればそれで良いものではありません。

次の4つのポイントを最低限押さえて、丁寧かつきれいに仕上げた履歴書を大切に提出しましょう。

きれいな状態の履歴書を提出する

書類選考がある場合だけでなく持参して提出するときも、履歴書はきれいな状態で丁寧に扱ってください。

履歴書での書類選考では、自分自身を表すものが履歴書しかありません。

汚れや余分な折れ・しわがあると適当な人物と思われてしまいます。

履歴書は2つ折りまでにし、きれいな状態で送付または持参しましょう。

郵送するときは2つ折りの状態で入る封筒へ入れて送り、持参するときは2つ折りの履歴書がすっぽり入るクリアファイルまたは封筒に入れて持ち運びます。

ごまかさず正直な内容を記入する

書類選考がある場合、一番最初に企業が自分を知るのは履歴書であるため、虚偽があれば信用を失います。

採用されたい気持ちが強いほど自分を良く見せるために見栄をはりがちです。

しかし、たいてい採用担当者は虚勢を見抜くため、反対に不採用となる可能性が上がります。

学歴・職歴はありのままを記入し、志望動機や自己PRも企業を十分理解した上で自分の体験と絡めて書きましょう。

写真はきれいな四角形にカットする

履歴書用の写真を証明写真機で撮った場合、サイズに収まるようきれいな四角形にカットします。

辺がまっすぐで角は90度の四角形に切るには、あらかじめ裏面にサイズをはかって切り取り線を書き、その通りに切りましょう。

ハサミの切れ味が悪いと端が曲がったりまっすぐにならなかったりしやすいため、まずよく切れることを確かめてからカットします。

日付は必ず記入する

日付欄は、郵送の場合はポストに投函する日、持参の場合は提出する日を書きます。

就職活動では何枚も履歴書を用意するため、あらかじめ内容の共通部分は書き溜める人も多いです。

日付を書き忘れた状態で提出すると、他の企業に提出する分だったのではととらえる採用担当もいるため、忘れず記入しましょう。

ウソはダメ！誤字・脱字など細かい所にも気配りを

時間があるときに誤字・脱字を発見した場合は、改めて書き直すことをおすすめします。

面接の直前など全てを書き直す準備も時間もないときは、修正したい箇所に定規で二重線を引き、その真ん中に印鑑を押して書き直します。

修正テープは便利ですが、履歴書の誤字修正には使いません。採用担当者にいい加減な人との印象を与えやすいからです。

誤字・脱字が心配でもこすって消せるボールペンの使用は避けてください。正式な文書には消せるボールペンを使わないことが一般的です。文字が熱で消えるため、履歴書の内容が読めなくなる可能性があるからです。

あらかじめ鉛筆で下書きをしてからボールペンで清書をし、インクが乾燥してから下書きをきれいに消しゴムで消すと間違いを防げます。

筆圧が高い人は下書きの跡が残りやすくなるため、軽めに書くことをおすすめします。

下書きの跡が残らないよう十分チェックしてから提出しましょう。

インクだまりができると乾きづらく、乾燥しても消しゴムで消したときインクが伸びるため、別の用紙で試し書きしてから清書用のペンを選んでください。

履歴書作成提出のルールとマナー

履歴書作成方法はパソコン入力と手書きがありますが、指示がなければどちらを選んでもかまいません。

履歴書の提出方法は応募先企業より郵送・手渡し・メールの指示があるため、求人を見て正しい提出方法をとりましょう。

ここではパソコン入力・手書きのそれぞれのメリットとデメリット、提出方法のマナーを紹介します。

履歴書作成はパソコンと手書き、印象が良いのはどっち？

履歴書の作成方法は特に指示がないためパソコン入力か手書きか迷うところですが、採用担当者からはどちらでも良いとの意見が半数です。

パソコンを使う業務が多い現代ではパソコンで作成した履歴書を提出しても、問題はないと言えます。

以下に、パソコン入力の履歴書と手書きの履歴書が持つメリットとデメリットを紹介します。

・パソコン入力

パソコンで履歴書作成すると、誤字・脱字があっても修正が簡単で作成効率が高いメリットがあります。

ひとつのデータがあれば、他社への応募の履歴書に共通項目をコピーペーストできるためです。

採用担当者はパソコン作成した履歴書から、応募者のパソコンスキルを見ています。

入力ミスやパソコン操作に不慣れで見づらいレイアウトの履歴書では、評価が下がるデメリットがあります。

パソコンで作成するときWordまたはExcelを使い、保存形式はPDFが望ましいです。

・手書き

手書き文字には応募者の個性が現れます。熱意とやる気を採用担当者は見ており、手書き文字は自分らしさをアピールできる点がメリットです。

丁寧で読みやすい文字は印象が良く、企業によってはプラス評価の可能性があります。

手書き文字が苦手できれいに書けない場合、採用担当者からの印象がマイナスになるかもしれません。

必ず手書きの指示がなければパソコンで整然と履歴書を作成した方が、印象が良い場合もあります。

履歴書提出の際に気を付けるべきマナー

履歴書を採用担当者に提出する方法ごとにマナーがあります。

郵送・手渡し・メールの3つを解説します。

・郵送

使う封筒は、履歴書が2つ折りの状態で入るサイズで白色を選びます。

表には縦書きで住所・会社名・担当者名を書き、住所が長ければ区や町村名で改行します。

会社名は正式名称を書き、株式会社など省略しがちな部分も略さず書きましょう。

左端下部に赤文字で「履歴書在中」と書くと、会社に届くたくさんの郵便物の中からよりわけやすいです。

裏には自分の郵便番号・住所・氏名を書き、新卒者は大学名と学部もあわせて書きます。

表より小さめの文字で書くのがマナーで、記入場所は裏面下半分の中央または左寄りのどちらでもかまいません。

のりづけで封をし、セロテープや両面テープの使用は避けましょう。

郵便料金が不足しないよう切手を貼り、期日まで時間がなければ速達で送ります。

・手渡し

直接手渡しする場合、履歴書が折れないようクリアファイルへ入れ封筒に入れて持参します。

封筒の表や裏には何も書かず、会社の受付へ提出する場合は封筒ごと提出しましょう。

面接時など採用担当者へ直接渡すときは、封筒から取り出しクリアファイルに入った状態で提出するのがマナーです。

・メール

提出先アドレスを間違えないことは重要です。

会社は毎日数多くのメールを受け取るため、わかりやすい件名を入れます。

例えば、「○○職応募の件/履歴書送付　自分の氏名」などがわかりやすく、メールには宛先・あいさつ・簡潔な用件・締めのあいさつ・署名をしましょう。

自己PRなどは入れず、ビジネスマナーの沿った内容にします。

履歴書は企業が応募者を知る最初のツールであり、自己アピールができる場です。

書く内容は多く、押さえると良いポイントやマナーもたくさんありますので、採用のためぜひ取り組んでください。

書類選考では履歴書だけが自分を表現する手段です。

面接へ進み採用担当者に話を聞いてもらうチャンスを得るためにも、良い印象を持ってもらえる履歴書を作成し、正しい方法で提出しましょう。

直接手渡す場合も、丁寧できれいに書いた熱意ある履歴書は第一印象に関わります。

持参から提出まで失礼のないよう、マナーを大切にすることもポイントです。