バイト面接のメール返信マナーとは？例文付きで徹底解説！

2021.10.12

バイトの面接でメールのやり取りをする場合、友だちとの会話のようなメールはNGです。

常識外れなメールでは印象を悪くして、不採用につながってしまう可能性もあります。

バイト面接のメール返信マナーについて解説します。例文も紹介しますので、参考にしてみてください。

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バイト面接についてメールが来た！返信の仕方は？
社会人として知っておきたい！メールの書き方～基本的なマナー～
バイト面接の前後にメール連絡をする場合はどうすれば良い？
メールのマナーを守って好印象をゲットしよう！

バイト面接についてメールが来た！返信の仕方は？

バイトへの応募から面接、採用までの間には、企業の担当者と何度か連絡を取ることがありますが、連絡方法は電話よりもメールを利用するケースが多いものです。

連絡が来れば返信をしなければなりませんが、友だちとのやり取りと同じというわけにはいきません。

バイトとはいえ、常識を把握したうえでのメールの返信をしなければ、採用につながらない可能性もあります。

バイト面接のメール返信に方法を、シーン別に解説します。
例文も紹介しますので参考にしてみてください。

提案された日程を承諾する場合のメール返信例

企業の担当者から提案された日程に問題なく承諾する場合は、日時と場所を復唱して返信をします。
件名は書き換えずに、そのまま返信しましょう。

【件名】Re：面接日程の件

【本文】
株式会社〇〇　人事部　〇〇様

お世話になっております。

先日、貴社求人に応募いたしました〇〇です。

お忙しい中、面接の時間を調整していただき、誠にありがとうございます。

日程の件ですが、ご指定いただきました、〇月〇日〇時にお伺いいたします。

当日は、何卒よろしくお願いいたします。

〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇

こちらから日程を提案する場合のメール返信例

こちらから日程を提案する場合は、3日以上の候補日を提示しましょう。
1～2日程度だと、担当者との都合が合いにくく、何度もやり取りをしなければなりません。
相手に迷惑をならないよう、先方の勤務時間を考慮した時間を設定することも必要です。

【件名】Re：面接日程の件

【本文】
株式会社〇〇　人事部　〇〇様

お世話になっております。

先日、貴社求人に応募いたしました〇〇です。

この度は、面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

私の面接希望日をお送りいたしますので、ご検討の程、よろしくお願いいたします。

1. 〇月〇日（〇曜日）10時～12時
2.　〇月〇日（〇曜日）〇時以降
3.　〇月〇日（〇曜日）〇時以降
4.　〇月〇日（〇曜日）13時～15時
5.　〇月〇日（〇曜日）〇時以降

上記でのご調整が難しい場合はお手数ですが、再度候補日をご連絡いただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇

複数提案された日程の中から候補日を選択する場合のメール返信例

指定する日時は間違いのないよう、再度確認をしてから送信しましょう。

【件名】Re：面接日程の件

【本文】
株式会社〇〇　人事部　〇〇様

お世話になっております。

先日、貴社求人に応募いたしました〇〇と申します。

面接日程のご連絡、ありがとうございます。

日程は、〇月〇日　〇時～を希望いたします。

何卒、よろしくお願いいたします。

〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇

提案された日程で都合が悪い場合のメール返信例

都合が悪い日程であっても、すぐに返信をしましょう。
返信の際には、こちらの希望日程を提示します。

【件名】Re：面接日程の件

【本文】
株式会社〇〇　人事部　〇〇様

お世話になっております。

先日、貴社求人に応募いたしました〇〇と申します。

この度は、面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご連絡いただいた日時での都合がつきません。

恐縮ですが、私の希望日時を提示させていただきますので、ご検討いただくことは可能でしょうか。

上記でのご調整が難しい場合はお手数ですが、再度候補日をご連絡いただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇

面談日程決定の連絡が来た場合のメール返信例

決定した面談日を復唱して、返信します。
「了解」は使用しないよう、注意しましょう。

【件名】Re：面接日程の件

【本文】
株式会社〇〇　人事部　〇〇様

お世話になっております。

先日、貴社求人に応募いたしました〇〇と申します。

この度は、面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。

面接日の件、承知いたしました。

〇月〇日〇時　〇〇（場所）にお伺いいたします。

何卒、よろしくお願いいたします。

〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇

日程の決定連絡はこないこともある

面接日の連絡を受け返信した際に、先方から返信メールは来ない場合もあります。
返信がない場合は、そのまま了承されたと考えましょう。
返信メールがなかったからといって、面接に行かないなどの行動はNGです。

一度決定した面談日程を変更してもらいたい場合のメール返信例

一度決定した日程を変更する場合、前日や当日など時間がない場合は、電話の方が確実です。
面接日まで2日以上ある場合はメールで返信してもよいでしょう。
件名は日程の変更の内容であることがわかるようにします。

【件名】面接日時の変更のご相談

【本文】
株式会社〇〇　人事部　〇〇様

お世話になっております。

〇〇と申します。

〇月〇日〇時から面接のお時間をいただいております。

大変申し訳ありませんが、予定の日時にお伺いすることができなくなりました。

恐縮ですが、以下の日時で再調整していただくことは可能でしょうか。

1. 〇月〇日（〇曜日）10時～12時
2.　〇月〇日（〇曜日）〇時以降
3.　〇月〇日（〇曜日）〇時以降

お忙しい中、お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。

〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇

社会人として知っておきたい！メールの書き方～基本的なマナー～

面接日程のやり取りだけでなく、シフト連絡などをメールで行うケースも少なくありません。
社会に出ても困らないよう、基本的なメールマナーを知っておきましょう。

メールの返信はできるだけ早く、就業時間内に！

メールの返信はできるだけ早く行うことが基本です。
遅くとも24時間以内の返信を心がけましょう。
返信は早いに越したことはありません。
できるならすぐに返信をすることです。

後でしようと思っていると、事情によりできなかったり、うっかり忘れてしまったりすることもあります。
手が空いているなら、すぐに返信をする習慣をつけましょう。

もし、返信が遅くなってしまった場合は、「返信が遅れて申し訳ありません」と一文、添えることで、心象がよくなります。

ただし、先方が休みのときや深夜、早朝は避けることです。
先方が個人のスマホなどで連絡を取っている場合、プライベートを邪魔することになってしまいます。

また、深夜などに連絡をすると、不規則な生活を送っていると思われてしまうこともあります。
メールの返信は、できるだけ就業時間内にしましょう。

内容はポイントを絞ってシンプルに！

本文は余計なことを書かずに、シンプルに書くことが大切です。
要件を簡潔にまとめて書くようにしましょう。

自己アピールなど、メールの要件に対して不要な内容を書く必要はありません。
日程を変更してもらう場合も、プライベートな理由なども書かなくてよいです。

正しい敬語で丁寧な文章を

話し言葉や絵文字、顔文字の使用はもちろん、過剰な敬語を使わないようにしましょう。
正しい敬語を使い、丁寧な文章を心がけましょう。

「～ですね」や「！」などフレンドリーすぎる文面もNGです。
目上の人に接していることを忘れないようにしましょう。
誤字脱字にも注意し、送信する前に再度読み返すことも必要です。

マナーを守ったメールの構成とは

返信メールでは、件名、宛先、挨拶、要件、締めの挨拶、署名、さらに元の文章の引用、といった構成が必要です。
マナーを守った返信をするためにも、それぞれの構成要素について理解しておきましょう。

件名

同じ要件に関する返信の場合はRe:をつけたままにします。
その方が、メールの要件が一目でわかるからです。
新規で送信する際にも、「アルバイト面接日程の件」「アルバイト面接日変更のご相談」など、内容がわかりやすい件名にすることが大切です。

宛先

いきなり本文から書き始めるのではなく、企業名、部署名、担当者名を冒頭に記載するのはマナーです。
企業名は（株）と略してはいけません。
必ず株式会社と正式名称で書きます。
担当者名がわからない場合は、「採用担当者様」と書いておきましょう。

挨拶

本文の前に、自己紹介文と簡単な挨拶文を入れます。
何度かやり取りをしている場合は、「お世話になっております」と記載し、自己紹介文を入れます。
「ご連絡いただきありがとうございます」と一文入れると好印象です。

要件

内容がすぐに把握できるよう、最初に何に対するメールかを伝えましょう。
例えば、「面接日変更のご相談です」「面接日の希望日時についてです」など、簡潔に要件を伝えましょう。
また、改行を適度に入れるなど、読みやすい構成にすることも大切です。

締めの挨拶

本文の最後には「ご多忙中のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」など、締めの挨拶を入れます。
感謝の気持ちを伝えることで、先方によい印象を与えることができるでしょう。

署名

メールの最後には、氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。
発信者が誰なのかを知らせるため、連絡先を記載しておくのがマナーです。

【署名例】
〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇

元の本文の引用

先方から来たメールの本文を引用すると、何のメールの返信なのかがすぐにわかります。
引用があれば、以前に送ったメールを再度見つけて内容を確認する、という手間を省くことができます。

バイト面接の前後にメール連絡をする場合はどうすれば良い？

バイトの面接日程のほか、わからないことなどがあればメールで連絡を取りたい場合もあるでしょう。
主なケースについて、ポイントと例文を紹介します。

面接の内容について質問したい場合のメール例

件名はわかりやすく、質問内容は簡潔な文章で質問しましょう。

【件名】面接についてのご質問

【本文】
株式会社〇〇　人事部　〇〇様

お世話になっております。

〇月〇日〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇と申します。

面接の際に、履歴書のほか何か準備した方がよいものなどはありますでしょうか。

もしありましたら、教えていただけると幸いです。

お忙しい中恐れ入れいますが、何卒、よろしくお願いいたします。

〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇

指示された必要書類を提出する場合のメール例

履歴書など必要書類を提出する際には、PDFファイルを添付して送信します。
添付をし忘れないよう、確認をして送信しましょう。
ファイル名には書類の内容と氏名を記入しておきましょう。

【件名】応募書類のご提出

【本文】

株式会社〇〇　人事部　〇〇様

お世話になっております。

〇月〇日〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇と申します。

ご指示のあった（書類名）を添付ファイルにてお送りいたしますので、ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇

面接を辞退する場合の電話・メール例

辞退の連絡はできるだけ電話で連絡をしましょう。
メールでの連絡は失礼にあたります。
やむを得ずメールで連絡をする場合は説明を入れるようにしましょう。

＜電話の例＞
「ご多忙のところ恐れ入ります、〇〇と申します。
〇月〇日の面接の件でお電話いたしました。
〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますか？」
～～
「〇月〇日の〇時より面接のお約束をしておりました、〇〇と申します。
先日は面接についてのご連絡誠にありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、一身上の都合で面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お時間をいただいておりましたのに、大変申し訳ございません。」
～～
「お忙しい中誠にありがとうございました。
それでは失礼いたします。」

＜メールの例＞
【件名】面接辞退に関するご連絡

【本文】
株式会社〇〇　人事部　〇〇様

お世話になっております。

〇月〇日〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇と申します。

大変申し訳ございません。

他でアルバイトの採用が決まったため、今回は面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しい中調整をしていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

何卒、ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇　〇〇（氏名）
住所：〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
電話：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇
e-mail：〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇〇